エクセルのオート機能　−前編

1　文字の入力、表の作成を補助するオート機能

1-1　オ−トフィル

オートフィルは、表の見出しにあたる複数のセルに連続するデータを入力するときに、手間が省ける便利な機能です。

オートフィルの使い方は、知らないと気が付きにくいのですが、右の画像のように、まず最初のセルに例えば「2000年」と入力してから、そのセルをクリックし選択して、セルの右下端にマウスカーソルをあてます。

　そして、「十」字の形にカーソルが変わったらクリックして、クリックしたまま横方向または縦方向にマウスを滑らせれば、連続するデータが入力できます。

　オートフィルが使用できる向きは、横方向でも縦方向でも、どちらも利用可能であり、マウスを右方向または下方向に滑らせば、2001年、2002年、2003年・・・と進み、左方向または上方向に滑らせば、1999年、1998年、1997年・・・と戻って入力されます。

連続するデータとして最も使われるのは、年次、月次、日付などの時系列データであり、下の表のように、干支や曜日も日本語、英語にかかわらず利用できます。

　12月の次は1月に、日曜日の次は月曜日に戻っており、このように時系列データの多くは、数字でない文字でも連続データとして扱えるため便利であり、常にオートフィルを使うことをお勧めします。
　

　時系列データ以外では、次の表の例のように基本的には数字が含まれるものがオートフィルの対象となります。

　連続データですから、いずれも数字が含まれていますが、半角数字でも全角数字でも使えます。

　文字が数字の前にあっても、後ろにあっても、前後にあっても構いません。

　また括弧(　)で括ってある数字も、文字と数字の間にブランクを挟んでいても大丈夫です。

　さらに、数字が１から始まらなくても、続けて連番が入力されます。

　なおこの表では、よく使いそうな事例を挙げていますが、他にも数字を含む連番の文字列でオートフィルは働きます。



　右に、10行、11行・・・14行と並んでいる例と、10行、20行・・・50行と並んでいる例があります。

　あるセルに、普通に「10行」とだけ入力して、オートフィルを使えば、１ずつ足されて10行、11行・・・14行となります。

　「10行」と入力した隣のセルに「20行」と入力して、この２つのセルを同時に選択して、オートフィルを使うと、「20行」と「10行」の差分の10ずつ足されて、10行、20行・・・50行と入力されます。

　この場合も、途中の数字からでも使え、マウスを右方向または下方向に滑らせば、２つのセルの数値の差分が足されて規則的に入力されます。

　なお左方向または上方向にマウスを滑らせば、差分が引かれます。このように、最初に２つのセルを同時に選択すること以外は、普通のオートフィルの使い方と同じです。また、最初に隣接する3つ以上の複数のセルを選択して、オートフィルを使うと差分の平均が足し引きされますが、普通はそんな複雑な使い方はしないでしょう。

　オートフィルは、手間を省くために大いに役に立ちますから、是非とも使ってください。

1-2　オートコンプリート

セルに文字を入力するときに、何文字か入力すると、その文字が同じ列の既存の入力文字の一部と一致する場合は、オートコンプリートが行われ、残りの文字が入力候補として自動的に表示されます。

　この表示された文字をそのまま入力したい場合は、Enterキーを押すだけと簡単に入力できます。

例えば左の画像では、一番下の行にローマ字入力で文字を入力していますが、「se」と入力すると、「鮮魚」と反転された文字が表示されます。

　入力しようとしているセルの４つ上のセルに、既に「鮮魚」と入力されているため、オートコンプリートにより「鮮魚」が候補として表示されています。

　「鮮魚」という文字を入力したたいのであれば、このままEnterキーを押せば確定します。

　この例のように、家計簿の食品の種類など同じ文字を多用する場合には、オートコンプリートは便利な機能です。

　しかし、オートコンプリートが働く範囲は、同じ列の同じデータ範囲に限られています。

　つまり行方向のセルに、同じ文字が入力されていても、オートコンプリートは行なわれないし、同じ列でも空白セルを飛び越えて別のデータ範囲にある文字は、オートコンプリートの対象とはなりません。

　下の一番左の事例では、「se」と入力して「西部地区」と候補が表示されていますが、その右の事例では空白セルを挟んでいるため、同じように「se」と入力してもオートコンプリートが働かず、フルスペルを入力しなければなりません。

　真ん中の例は、「na」と入力して「南部地区」と候補が表示されていますが、間に空白がなければ連続してデータが入っているセルの上の隣接セルでもオートコンプリートは働きます。

つまり、オートコンプリートの働くデータ範囲は、空白と空白との間の連続してデータが入力されている範囲となります。もちろんシートの上端からデータが入っているときは、データ範囲の上は上端までです。

　また上の例の右から２番目は、「mu」と入力して「麦茶」と候補が表示されていますが、一番右は「ko」と入力しても候補が表示されず「kou」と入力してやっと「紅茶」と表示されます。

　「ko」と入力しても、同じデータ範囲に「コーヒー」と「紅茶」と2つの候補があって絞り込めないためであり、このように、ひらがな2〜3文字分入力しないとオートコンプリートが働かない場合もあります。

　オートコンプリートで、自動的に表示された候補が意図しない文字のときに、その文字を削除するには、BackSpace キーを押せば可能ですが、候補が意図しない文字の場合でも、オートコンプリートを無視して、そのままキー入力を続ければ置き換わって正しく入力できます。

　また、数値、日付、または時刻だけの場合は、オートコンプリートは行われません。

　なお、オートコンプリートが働かない場合は、オートコンプリート機能がオフとなっていないか確認してください。この確認の方法は、[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[編集] タブをクリックすると最下段に、[オートコンプリートを使用する]のチェックボックスがあり、チェックが入っていればオートコンプリートが使えます。


＜同じ言葉を入力するときの他の便利な方法＞

　オートコンプリートを使わなくても、同じ言葉を入力するときに、コピーを使ったり、リストから選択する方法があります。

　コピーは最も実用的であり、次の2通りの方法があります。
　
1　コピー元のセルをクリックし、メニューバーの[編集]をクリック、「コピー」をクリックし、続いて
　 コピー先のセルをクリックし、メニューバーの[編集]をクリック、「貼り付け」をクリックする。

２　コピー元のセルを右クリックし、「コピー」をクリックし、続いてコピー先のセルを右クリックし、
　 「貼り付け」をクリックする。

　どちらかというと右クリックメニューを使うことが多いのでしょうが、いずれにしてもエクセルのコピーは、貼り付けのときに、「形式を選択して貼り付け」を選ぶことで、数式、値、書式などに限定してコピーすることが可能であり便利です。

　右の画面が、形式を選択して貼り付けの選択画面です。

　今回のように文字だけコピーするときは、値のみコピーすることが確実です。

　つまり右のように、値(V)のチェック欄をチェックし選択して、画面の下の方の[OK]をクリックすれば良いのです。

　また、数式をコピーする場合も、同じように数式のみコピーすることが確実です。

　そのほか実用的には、「罫線を除くすべて」、「数式と数値の書式」も多く使われており、「すべて」を選択するのであれば、始めから「形式を選択して貼り付け」ではなく、「貼り付け」を使うことが普通です。


　また「リストから選択」も便利な機能です。入力するセルを右クリックし、表示されるメニューの中の「リストから選択」を選べば、全ての入力候補の文字がアイウエオ順に並んで選べるようになり、これも簡単に使えます。

　しかし、オートコンプリートと同じように、リストに表示される文字は、同じ列の同じデータ範囲に限られます。

1-3　オートコレクト

エクセルの文字の日本語への変換は、マイクロソフトのMS-IME日本語入力システムが使われており、MS-IMEでは、間違って入力した綴りの一部を自動的に訂正する機能を持っています。

　よってオートコレクトは、MS-IMEを使うWordやメールソフト、メモ帳などと同じで、エクセル独自の機能ではありませんが、特定のパターンのスペルミスは、同じように正しく変換されます。

　オートコレクトは、ユーザーが気が付かないで訂正されていることもあり、マイクロソフトのヘルプを確認すると、ローマ字入力では、次の４項目が自動的に修正されると記載されています。

１　促音修正 促音 (っ) の入力ミス　　例:　｢kittte:きtって｣　→　｢切手｣

２　"ん" の入力時の ｢N｣ の過不足の修正　　例:　｢onna:おんあ｣　→　｢女｣

３　母音の入力忘れや重複などの修正　　例:　｢nyuryoku:にゅりょく｣　→　｢入力｣

４　不規則なローマ字とかなとの対応の修正　　例:　｢londonn:ぉんどん｣　→　｢ロンドン｣
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　｢kampai:かｍぱい｣　→　｢乾杯｣

上のマイクロソフトのヘルプに載っている例示が少ないので、表の見出しで使いそうな名詞などの促音修正の事例を右の表にまとめてみました。

　いずれもアルファベットのｓ、ｐ、t、ｋが1文字余分に入力されていますが、このまま変換しても正しく修正されます。


　なおWordで促音は、普段から「○って」、「○った」は多用されますが、文章では形容詞や副詞など名詞以外でも促音を使う例が多いので、その訂正にオートコレクトは役に立っています。

「ん」の入力時の｢N｣ の不足は、「ん」と変換するためには、「nn」と2文字入力しなければならないのに、「n」と1文字で変換キーを押してしまうという犯しやすいミスであり、「n」と1文字でも「ん」と変換されることで随分助かります。

　例を挙げるまでも無く「ん」の文字は頻繁に使われますが、前の促音の入力ミスと｢N｣ の不足のミスと両方のミスが訂正されるケースもあります。

母音の入力忘れや重複は、解かりにくいのですが、全ての文字の母音が対象となるわけではなく、極めて限定的に適用されるようです。

調べてみると「きゃ、きゅ、きょ」など小文字の「や、ゆ、よ」が付く拗音のうち、下の表のように、小文字の「ゆ」が付く場合は確認できました。

　おそらく小文字の「ゆ」が付く場合は、一部の例外を除き、その後に「う」が付くように限られるために、自動的に訂正が可能なのでしょう。

　なお「しゅ」の場合は例外もあり、「しゅよう」は主要、「しゅりょう」は首領、「しゅだん」は手段など「しゅ」の付く言葉があります。

　そのため、「しゅ」と「しゅう」の両方の単語が変換候補として表示されます。

　不規則なローマ字とかなとの対応の修正は、ヘルプの事例は、｢ロンドン｣と「乾杯」が載っていますが、これも解りにくいと感じます。

　少し同類を探してみると、英字で「L」で始まる英単語は、ローマ字入力で「R」でなく、つい「L」を使ってしまう例では、「ぁんだむ→ランダム」や「ぉびー→ロビー」などがあり、またヘボン式で一部「N」の代わりに使われる「M」を使う単語は「こｍぽう→梱包」、「しｍぱい→心配」や「かｍばん→看板」などがあります。

　ローマ字はヘボン式、日本式、訓令式とあり、それぞれ好きなように使っても構わないようになってきており、例えば「ci」、「si」、「shi」はいずれも「し」と入力されたとIMEが解釈するように融通性を持っています。

　「ti」と「chi」、「tu」と「tsu」、「ji」と「zi」、「sha、shu、sho」と「sya、syu、syo」、「tya、tyu、tyo」と「cha、chu、cho」、「zya、zyu、zyo」と「ja、ju、jyo」なども正しく日本語に変換されます。しかし、これらは入力中の変換前に正しく表示されますが、ヘルプの事例は入力中は表示がおかしく、それでも変換キーを押すと訂正されるようになっています。

　場合によっては、オートコレクトを使うとおかしな変換となる場合があります。そのため、オートコレクトを使わないように設定を変更することができます。

設定の変更は、[ツール] メニューの [オートコレクトのオプション] をクリックすると表示される右の画面の[オートコレクト] ダイアログボックスから行ないます。

　この [オートコレクト] タブを開き、その上部のチェックボックス群の下の方にある [入力中に自動修正する] チェックボックスをオフにするとオートコレクトが働かないようになります。

　一部のオートコレクトのみ使用しない場合は、使用しない項目のチェックボックスをオフにすることで可能です。

　また[オートコレクト] 画面の下半分では、間違いやすい特定の文字を修正するために、任意の文字を登録することができます。

　エクセルなどMicrosoftのOfficeはネイティブが英語版ですから、英字の間違えやすいスペルは、あらかじめ数多く登録されていますが、日本語では唯一「こんにちわ」、「こんばんわ」を「こんにちは」、「こんばんは」に訂正するように登録されています。

　最近は「こんにちわ」でも構わないように思いますが、「こんにちは」を使うべきと強く主張されている識者もみえますから、「こんにちわ」と入力しても「こんにちは」と訂正されるようになっています。

　それはさておき、オートコレクトでユーザーの意向が反映できる部分は、この間違えやすいスペルの設定のみであり、自分が間違えやすい文字や自分好みの日本語のスペルを登録すると便利です。

　例えば、IF関数のように英字と漢字の組合わせの変換を容易にするため、「いf関数（修正文字列に入力）→IF関数（修正後文字列に入力）」や「いfかんすう→IF関数」を登録したり、「ねびきがく」で一気に変換するために「値引き学→値引額」に訂正するようにしたり、良く使うものを登録しておくと使いやすくなるでしょう。

1-4　オートフォーマット

オートフォーマットは、表のデザイン・レイアウトをあらかじめ用意されているパターンから選ぶことにより、表の作成の手間を省く機能です。

　オートフォーマットを行なうためには、まず始めに表の大きさを決め、オートフォーマットを設定する範囲を選択する必要があります。

　少なくとも２つ以上のセルを選択すれば、オートフォーマットは使えますが、用意されているパターンは、いずれも表頭、表側の見出しと縦計、横計の合計欄の行や列が確保されており、普通は5行×5列以上の大きさの表が想定されています。

複数のセルの範囲を選択した後、[書式] メニューの [オートフォーマット] をクリックすると、右の画面の[オートフォーマット] ダイアログボックスが表示されます。

　この画面で20種類のパターンの中から気に入ったパターンをクリックして選び、「OK」をクリックすると選択した範囲にフォーマットが適用されます。

　オートフォーマットの一部だけを適用する場合は、[オプション] をクリックし、設定する書式のチェックボックスのみチェックを残し、不要なものは外して「OK」をクリックすると、部分的に適用することができます。

　なお右の画面は[オプション] をクリックした状態であり、下段に「設定する書式」のチェックボックスが表示されています。

右の画面の例は、用意されているパターンのうち凝ったデザインのものです。

　上の表がオートフォーマットのパターンそのものであり、下の表は、それに文字や数値を入力したものです。

　オートフォーマットでは、セルの書式設定で定める表示形式、フォント、配置、罫線、パターン（配色）とセルの幅と高さが、あらかじめ設定されています。

　このパターンでは、セルの配色、罫線だけでなく、文字色（白）、見出しの太字などが定められています。

　このように文字と数値を入れるだけで表らしくなっていますが、データのセルに桁区切りを入れたり、「￥」や「円」など単位を付け加えるなど、一部修正して使っても良いでしょう。なおオートフォーマットのパターンの中には、会計用のパターンもあります。

　また、修正のためのセルの書式設定の方法については、「エクセル簡単テクニック 前編」を参照してください。

1-5　オートシェイプ

オートシェイプは、あらかじめ用意されている絵記号や矢印などの図を簡単に描くことができる図形の挿入機能です。

　メニューバーの[挿入]をクリック、[図]の中の[オートシェイプ]をクリックすると右の画像のオートシェイプの選択画面が表示されます。

　図の大きな分類として、｢線｣、「コネクタ」、「基本図形」、「ブロック矢印」、「フローチャート」、「星とリボン」、「吹き出し」、「その他」と分けられており、それぞれ何種類かの図が選べるようになっています。

　この中の図を選び、シートの描きたい位置でクリックし、クリックしたままマウスを適当な大きさまで滑らせれば描画されます。

　図の挿入位置が気に入らなかったり、サイズが大きすぎたりしても容易に修正することができます。

　再度、図をクリック（カーソルに十文字矢印が付く位置）し、クリックしたままマウスを動かせば移動できるし、図をクリックし選択した後、端の小さな○をクリックし、クリックしたままマウスを動かせばリサイズできます。

　また図をクリックし、緑色の小さな○をクリックし、クリックしたままマウスを動かせば図を回転させることができ、小さな黄色の◇があれば、それをクリックしたままマウスを動かせば図形の形状を変更することもできます。

　下の図は、オートシェイプで描ける図の主な事例です。

　

　右から2番目の列の吹き出しには、「こんにちは」、「元気？」と文字が入力されていますが、普通にマウスを滑らせ図をプロットした後、吹き出し内でカーソルが点滅する状態となり、そのまま好きな文字を入力することができます。また修正するときも、吹き出し内でクリックすれば文字が入力できるようになります。

上の図のうち、元の図と少しアレンジした図の比較例を右に載せています。

　スマイルマークと禁止マークには、色を付けています。
　図上で右クリックし、[オートシェイプの書式設定]をクリックし、[色と線]タブで[塗りつぶし]と[線]の色を自由に設定することができます。

　なお[オートシェイプの書式設定]では、[色と線]タブで線種を変えたり、[サイズ]タブで大きさを変えたり、回転させたり、縦横比を変更したり、各種設定が可能です。


　またスマイルマークの口の形が、左右で違っています。
　描画のときに、口の真ん中に小さな黄色の◇があり、それをクリックし動かすことで口の形を変えることができます。

　矢印マークは、矢印の形状を少し細く変え、線の色を変え少し回転させています。

　ソファーは、右の図はオリジナルの向きであり、上の図のように応接セットに組むためには、ソファーや机を90度、または270度に回転させています。


　オートシェイプは、昔ワープロ専用機で、文字だけでは寂しいのでアクセントに絵記号や図形が使えたことの名残のように感じますが、天気予報が晴れマークを使っているように、視覚的に解かりやすいことはメリットであり、挿絵の挿入だけでなく配線図、部屋の間取りなど役に立つケースがあることでしょう。

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